Toegang tot kennis

Weten waar Abraham de mosterd haalt.

Big Data

“Big Data” een nieuw modewoord in de IT. Het is bijna ongelofelijk hoeveel data en informatie er via digitale weg is ontstaan, opgebouwd en al of niet eenvoudig, toegankelijk. Dat is op alle gebieden binnen onze maatschappij het geval. Een voorbeeld is koken. Je kunt het zo gek niet bedenken, maar alles wat je over ingrediënten, recepten, gerechten en bereidingswijzen wilt weten, kun je op internet vinden.

Complexiteit

Binnen organisaties doet zich dit fenomeen ook voor. Voor je het weet, zijn er duizenden, zo niet miljoenen bestandjes binnen een organisatie met data en informatie over allerlei onderwerpen. Hoe krachtig het onderliggende systeem ook is, het blijft een probleem om van alle data en informatie te weten waar ze staan. Daarnaast is het een groot probleem de beschikbaarheid en toegankelijkheid ervan op orde te brengen en te houden. In de praktijk zie je nog steeds dat veel individuele medewerkers eigen bestandjes hebben of dat dit op het niveau van de onderscheiden organisatie eenheden gebeurt.

Daarnaast moeten we ons er heel goed van bewust zijn dat het inderdaad om een groot en zeer complex probleem gaat. Ik leg de nadruk op het woordje “bewust”. Ik hoor nogal eens mensen bevestigen dat het inderdaad een zeer complexe materie is, maar vervolgens draait men zich om en gaat over tot de orde van de dag.

Dat er iets ingrijpends gebeuren moet, is bij velen duidelijk. Maar hoe doe je dat en door wie laat je het doen? In veel opzichten is het een technisch verhaal, maar uiteindelijk gaat het om de inhoud en het daaraan gekoppeld gebruik van data en informatie. Per slot van rekening houden we heel veel data bij en genereren we informatie om het werk efficiënter te maken en vooral om een beter product voor onze afnemer te realiseren. Bij het opzetten van data en informatiesystemen moet dat dus ook leidend zijn. Een duidelijke waarschuwing derhalve:

1. Hou bij wat je nodig hebt en ga niet data verzamelen omdat je ze makkelijk verzamelen kunt.
2. Breng de echte informatiebehoefte in beeld, zodat iedereen snel en helder datgene kan verkrijgen dat nodig is om het werk op het gewenste kwaliteitsniveau te verrichten.
3. Zorg dat je een of meer personen, die tenminste een goed gevoel hebben voor de inhoud, verantwoordelijk voor de werking van het data en informatiesysteem.
4. Zorg er nadrukkelijk voor dat management en leidinggevenden op hun niveau goed op de hoogte zijn van wat er rondom het systeem in de organisatie speelt. Neem daarin ook echt de verantwoordelijkheid. Laat je als manager niet met een kluitje in het riet sturen. Je hoeft echt niet alles te weten en te besturen, als je maar weet “waar Abraham de mosterd haalt”.

Het onderstaande gerecht breng je op smaak met mosterd. Zorg dat je lekkere mosterd gebruikt en dat je goed weet hoeveel je erin wilt. Dat betekent met een kleine hoeveelheid beginnen, proeven en zo nodig meer toevoegen.