Afrekenen

Wat een lekker toetje

Als je in een organisatie het woordje “afrekenen” gebruikt, heeft dat voor velen gevoelsmatig vaak een negatieve klank. Het klinkt ook best wel dreigend.

Afrekenen is normaal

Toch is het “in de normale” wereld, heel gewoon dat je afrekent. Als je in een restaurant gegeten hebt en zeker als je een lekker toetje hebt gehad, vind je het geen probleem om de rekening te betalen. “Ober, ik wil graag afrekenen”, zeggen we dan vaak. Daarbij gebruiken we zelfs ongemerkt het woordje “graag”. En als we echt tevreden zijn, geven we nog een fooi ook. In die context is afrekenen dus helemaal niet negatief.

Uiteraard kan het ook anders lopen. Dan is het moment van het betalen van de rekening ook het moment om eventuele klachten of opmerkingen te uiten, als je dat al niet eerder gedaan hebt. Dat is soms wel pijnlijk. Het is echter wel nodig omdat hierdoor het restaurant de gelegenheid krijgt maatregelen te treffen en klachten in de toekomst te voorkomen. Ook deze vorm van afrekenen vinden we heel normaal.

Feedback

In onze organisatie zien we de eerste vorm van afrekenen niet als zodanig. Dan noemen we het positieve feedback, die beloond moet worden. Met de andere vorm hebben we meer moeite.

Het is ook niet altijd makkelijk om een negatieve boodschap te brengen. Hoe zorgvuldig je er ook mee omgaat, je weet dat de medewerker die je aanspreekt, geneigd zal zijn jouw woorden heel persoonlijk op te vatten. Als je dan niet oppast, verzeil je heel snel in “welles-nietes”. Dan schiet je je doel voorbij en wordt het voor jou, maar ook voor de medewerker lastig op een positieve manier met de kritiek om te gaan en er lering uit te trekken.

Voorbereiden is cruciaal

Dit probleem kun je voor een deel voorkomen door het “afreken”gesprek goed voor te bereiden. Zorg er bij voorbeeld voor dat je ook allerlei positieve punten op een rij hebt. Voer het gesprek niet vanuit een negatieve houding. Beklemtoon dat het gaat om het bedrijfsbelang en dat je van daaruit een gesprek wil hebben. Met als doel een voor de betreffende medewerker en de mensen waar hij mee samenwerkt, tot plezierigere, betere, efficiëntere en/of effectievere werkprocessen te komen.

Doe een beroep op het vermogen van de medewerker om te begrijpen dat het niet perse om hem gaat, maar op de eerste plaats om het bedrijf. Om voor het bedrijf een optimaal resultaat te behalen, is het noodzakelijk dat ook de betreffende medewerker zijn gedrag of houding bijstelt. Benadruk dat je daarbij zoveel als mogelijk wilt uitgaan van wat dicht bij de medewerker staat. Uiteraard blijft het bedrijfsbelang uiteindelijk leidend. Er is echter voldoende ruimte tot zelfontplooiing.

Vastleggen

Maak aan het einde van het gesprek een lijst van de gemaakte afspraken. Daarbij is het verstandig om de datum van de eerstvolgende bespreking meteen vast te leggen. Dat gesprek voer je dan aan de hand van de afspraken voortvloeiend uit het eerste gesprek en de in de periode tussen de twee gesprekken opgedane ervaringen. Schroom echter ook niet om als je dat nodig vindt het tweede gesprek eerder aan te gaan.

En, een belangrijk punt, leg alles vast.

Hopelijk kun je dan na een of meer gesprekken, het laatste gesprek in de reeks, zien als een “lekker toetje”. Op dat vlak inspiratie genoeg. Ik heb gekozen voor een wat ouderwets, maar echt overheerlijk toetje.