Maak zaken af

Projecten, organisatieveranderingen, nieuwe werkwijzen, andere verhoudingen etc. Zijn we wel altijd blij met het eindresultaat en hebben we dit ook gemarkeerd? Wat je ziet, is dat dit soort zaken soms een zachte dood sterven. Vaker zie je echter ook dat het gewenste resultaat wel bereikt wordt, maar dat het als het ware gaandeweg, wordt doorgevoerd. Dat is op zich niet slecht, maar geeft mensen vaak wel een onbevredigend gevoel. Men krijgt het gevoel, terecht of onterecht, dat de zaak "niet af" is.

Dat gevoel is heel gevaarlijk. Men praat erover en er ontstaat negatieve beeldvorming. De bekende uitspraak: "bij ons wordt nooit iets afgemaakt!". Als dat gevoel er is, ontstaat het probleem dat je, naast het over het voetlicht brengen van een bepaalde zaak, je ook steeds moet vechten tegen deze beeldvorming. Vaak gaat het dan ook nog om beelden, die bij jou als manager niet of onvoldoende bekend zijn, maar waar je wel last van hebt.

Hoe kun je dit nou zoveel mogelijk voorkomen? Je moet je om te beginnen realiseren dat het ontstaan van enige beeldvorming, vrijwel niet is tegen te houden. Zo'n min of meer informeel circuit is ook niet erg en kan zelfs voor een bepaalde mate van interne binding zorgen. Daar moet je je dan ook niet op richten. De beeldvorming die ik hierboven beschreef is ook van een andere orde. Het bezorgt je last in het werkproces en maakt het moeilijker om resultaten die je wilt, ook daadwerkelijk te bereiken.

Een goede aanpak begint met het geven van de juiste mate van inhoudelijke duidelijkheid op de verschillende niveaus. Dit is eigenlijk ook de rode draad binnen mijn visie op management. Check wel of de duidelijkheid er ook echt is. Er is vaak een snelle bereidheid om dat te zeggen, maar later blijkt dat er toch de nodige nuances zijn aan te brengen.

Naast de inhoudelijke duidelijkheid moet er ook procesmatig duidelijkheid zijn. Wie is waarvoor verantwoordelijk, welke communicatiemomenten zijn er, intern en extern, welke hulpmiddelen zijn nodig, wie stuurt het project of de zaak etc.?

Markeer de momenten van tussenrapportage, zodat verantwoording kan worden afgelegd en markeer vooral het moment van het bereiken van het eindresultaat. Het is goed om dat inhoudelijk te doen. Dit wilden we bereiken, dit hebben we bereikt en daar zijn we tevreden over. Het betekent bovendien dat we onder leiding van ... op deze weg en op deze manier verder gaan. Daarmee bereik je een goede inhoudelijke afronding. Daarnaast is het goed ook op een andere manier de afronding te markeren. Dat kan variëren van een gezamenlijke activiteit tot een kleine materiële herinnering. Op zich maakt het niet zoveel uit, maar het wordt enorm gewaardeerd. En dat is dan weer belangrijk om positieve beeldvorming op gang te brengen.

Zie het als het bakken van een slagroomtaart. Je leest eerst het recept. Daarna zorg je dat je alle ingrediënten en hulpmiddelen klaar hebt staan en de oven op de juiste temperatuur is. Daarna maak je volgens de receptuur het beslag en bakt dit. Je werkt na het bakken de taart af met lekker veel slagroom en als bekroning leg je een mooie kers er midden op. Gegarandeerd, iedereen zal het erover hebben en die kers maakt het helemaal af. Probeer het maar met het onderstaande recept.