Risicobeheersing

Ingrediënten en gereedschappen.

Elke zichzelf respecterende kok zal met echt verse vis werken. Wat dat betreft hebben zij het relatief gezien ook wat makkelijker dan de gemiddelde thuiskok. Een professionele kok die kwaliteit wil leveren, heeft goede leveranciers die de producten leveren zoals de kok dat wil. Dat geldt voor verse vis, maar ook voor de juiste soorten en kwaliteiten vlees, groenten en overige ingrediënten. Een kok die kwaliteit wil leveren kan geen risico's nemen als het gaat om de kwaliteit van de ingrediënten. Heel simpel, zonder kwalitatief goede ingrediënten, geen goed eindproduct. Hetzelfde geldt overigens ook voor de overige materialen en gereedschappen.

Vertaald naar de organisatie van een bedrijf of van een overheidsorgaan betekent dit dat je ook daar over de goede ingrediënten en gereedschappen moet beschikken. Hoewel de vergelijking misschien niet helemaal opgaat, moet je denken aan kwalitatief goede medewerkers, een goede digitale infrastructuur van hardware, software en data, goede werkplekken en goede communicatiemiddelen en mogelijkheden. Net als een kok die niet de verse en kwalitatief beste producten koopt, neem je in de organisatie een groot risico door niet te zorgen voor goede ingrediënten en gereedschappen. Het zal dan heel lastig zijn de juiste eindproducten te leveren op het gewenste kwaliteitsniveau.

Overigens is dit punt heel actueel. Door alle bezuinigingen zie je dat op de "ingrediënten en gereedschappen" van een organisatie wordt gekort en beknibbeld. Denk aan personele inkrimping, het niet doen of uitstellen van noodzakelijke (her)investeringen binnen de organisatie of het verlagen van kwaliteitsniveaus en het afstoten van taken. Velen zullen dit herkennen.

Processen.

Maar goed, zelfs al heb je de juiste ingrediënten en gereedschappen in huis, dan nog zijn er risico's waar je rekening mee te houden hebt.

Zeker in een professionele keuken wordt het proces om van de juiste ingrediënten het gewenste gerecht te maken, heel strak bepaald en gehandhaafd. Het gaat dan om de juiste hoeveelheden (de goede smaak en geen verspilling), de juiste routering, de juiste mensen en vooral een goede timing. Ook hier geldt weer dat als je dit niet of onvoldoende in de hand hebt, zal er geen goed gerecht op tafel komen.

In organisaties geldt feitelijk precies hetzelfde. Als je de processen niet op orde hebt, krijg je nooit goede eindproducten. In een professionele keuken heeft men een helder doel voor ogen, zowel wat het geheel betreft als voor elk individueel gerecht. Daar begint het altijd mee. Alleen als je in een organisatie werkt vanuit een vergelijkbaar helder gesteld doel en daarbij de goede processen, kunnen in een organisatie goede eindproducten tot stand komen. Ik denk dat iedereen dat snapt. Waarom, zo vraag ik me af, maken we op dit punt dan nog steeds zoveel fouten en nemen we dus feitelijk zoveel risico's??

Controle.

Als je de goede ingrediënten en gereedschappen voor handen hebt en je hebt de processen op orde, ben je al goed op streek. In een professionele keuken zal de verantwoordelijke chef, echter altijd controleren of de stappen op de juiste momenten en op de gewenste manieren zijn gezet en, nog belangrijker of het eindproduct aan de gestelde criteria voldoet. Hij kan het zich niet permitteren dat gerechten worden teruggestuurd omdat de klant ontevreden is. Als hij deze controle niet of onvoldoende uitvoert, neemt hij in het kader van zijn bedrijfsvoering, dus onverantwoorde risico's.
Hoewel we in onze organisaties allerlei controlemechanismen hebben ingebouwd, moeten we ons steeds afvragen of we ze wel goed gebruiken of zelfs of we ze überhaupt wel gebruiken. Ik zie om me heen dat men op dit punt nogal wat steken laat vallen. Dat de bezuinigingen hierbij ook de nodige impact hebben, zal iedereen duidelijk zijn. Maar, net als in een keuken, zonder goede controle op de juiste momenten, een groot risico, dat er geen goede eindproducten worden gemaakt.

Diverse interne en externe factoren.

In de bovenste drie punten heb ik heel globaal aangegeven wat je intern kunt doen om goede producten te leveren en risico's hierbij zoveel mogelijk te vermijden of beheersbaar te maken. We moeten ons echter goed realiseren dat we niet alleen op de wereld zijn. Binnen en buiten een organisatie kunnen er allerlei krachten zijn die risico's met zich brengen. Daarbij kan het intern gaan om gespannen onderlinge persoonlijke verhoudingen, privé omstandigheden waar medewerkers door beïnvloed worden, of integriteitproblemen e.d. Extern kan het bij voorbeeld gaan om veranderingen in de markt of de vraag, imagoproblemen of negatieve berichtgeving, faillissementen van leveranciers of afnemers of overheidsmaatregelen etc. Het is van cruciaal belang dit soort factoren, zowel intern al extern goed te volgen, in kaart te brengen en er op te anticiperen of ervoor te zorgen dat je snel kunt handelen als ze zich voordoen. Zonder analyses en draaiboeken op deze punten, kun je risico's die een echte bedreiging worden, heel moeilijk het hoofd bieden.

Natuurlijk kon ik in deze blog slecht kort door de bocht, op het probleem van het onderkennen en beheersen van risico's ingaan. Ik ben graag bereid er met jullie de discussie over aan te gaan en er, indien gewenst, de nodige ondersteuning bij te geven.