Verantwoording afleggen

Wat vinden we het lastig: verantwoording afleggen. Het arsenaal smoezen om uit te leggen dat we niet, onvoldoende of verkeerd gedaan hebben, wat was afgesproken, is legio. Vaak wijzen we ook naar een ander: "Ja, hij was te laat met aanleveren" of "Zij is haar afspraken niet nagekomen".

Kort door de bocht gesteld: tamelijk contraproductief en het leidt tot eindeloze welles-nietes discussies. Het zou daarom beter zijn om voor je, terecht of onterecht naar anderen wijst, eerst eens naar je eigen rol en optreden te kijken.

Zelfanalyse.

Het klinkt misschien hard, maar als we eerlijk zijn, zullen we moeten toegeven dat het bovenstaande aan de orde van de dag is. Het is uiteraard wel goed om een totale analyse te maken waarbij ieders rol en optreden, dus ook die van jezelf, aan de orde komt. Zo'n analyse mag ook niet beschuldigend zijn of een poging tot verhullen of afschuiven. Het gaat om het opzoeken van fouten, fouten te analyseren en daar van leren. Vorige week schreef ik over zelfreflectie. Dat speelt hierbij een grote rol, zeker als alle betrokkenen bereid zijn dat te doen.

Fouten maken mag niet.

Tegenwoordig hoor je vaak, zelfs met enige trots uitgesproken , dat de organisatie er een is "waar fouten mogen worden gemaakt". Ik draai het om. Heel simpel; fouten maken mag niet!! Het is echter een gegeven dat ze toch gemaakt worden. Als er dan fouten gemaakt worden, heb je volgens mij de plicht om vier dingen doen.

1. Erkennen

Niet verhullen, geen afleidingsmanoeuvres of smoesjes, maar zeggen dat je het fout gedaan hebt en met elkaar proberen te achterhalen waarom.

2. Proberen te herstellen

Als je uitgaat van "fouten maken mag" dan loop je het risico dat er een zekere vrijblijvendheid ontstaat. Het "mag" nou eenmaal dus hoef je er ook niet meteen actie op te ondernemen. Mijn overtuiging is dat je juist alles in het werk moet stellen om gemaakte fouten te herstellen. Uiteraard lukt dat niet altijd. Als je echter je fout erkent en met de gedupeerde zoekt naar mogelijkheden zoveel als mogelijk te herstellen, zul je eerder begrip ontvangen dan wanneer je de boel tracht te verhullen.

3. Ervan leren

Omdat het uitgangspunt is "fouten maken mag niet", MOET je dus van je fouten leren. Geen vrijblijvendheid, maar juist commitment.

4. Communiceren

Leg aan gedupeerden en andere betrokkenen uit wat er fout gegaan is en hoe je zult proberen zoveel mogelijk te herstellen en vooral vertel wat je ervan geleerd hebt en wat je met het geleerde gaat doen.

Luchtje.

Toen ik zelf nog als leidinggevende werkte, kreeg ik, als iemand mij omstandig kwam uitleggen waarom het fout gegaan was en dat het vooral de schuld van anderen was, onmiddellijk het gevoel van: hier zit een luchtje aan. Mijn standaardvragen waren dan altijd: wat was jouw rol, wat heb je gedaan, wat heb je niet gedaan en heb je op dit punt je verantwoordelijkheid tijdig genomen? Soms werd dat als zeer confronterend ervaren, maar het leidde wel tot goede inhoudelijke discussies en meestal ook tot structurele verbeteringen.

Het is de moeite waard hierin te investeren. Het zou een heel goed thema kunnen zijn voor een workshop "Koken voor Managers".

In het onderstaande gerecht, wordt een ingrediënt gebruikt, waar, in rauwe vorm, echt een luchtje aanzit: trassi. Het product bestaat uit gefermenteerde garnalen. Het is in verschillende vormen beschikbaar , maar als je het zo ruikt, ruik je een scherpe visgeur. Niet prettig. Als je het echter in Indonesische gerechten in de juiste mate gebruikt, geeft het een extra dimensie aan het gerecht, zonder dat je een vissmaak proeft. Met Thaise vissaus of met ansjovis, kun je een zelfde soort effect bereiken. Het luchtje dat aan het individuele ingrediënt zit, verdwijnt en het ingrediënt draagt bij aan een smaakvol en interessant gerecht.
Daarin zit dus ook een parallel met management of leidinggeven. Het gaat erom hoe je met iets dat afwijkt, een fout die je gemaakt hebt, omgaat. Als je dat goed doet, zal er een bijdrage ontstaan aan betere producten voor jouw klanten. En daar gaat het uiteindelijk om.