Boerenkool met worst, vlees en jus

Terminologie

Het is modern: zelfsturing, regie op eigen ontwikkeling, zelforganisatie, verantwoordelijkheid zo laag mogelijk etc. Iedereen kent nog wel meer van dit soort termen. Op zich is het ook goed als mensen vanuit hun eigen kracht (ook zo'n moderne term) en hun eigen verantwoordelijkheidsgevoel zaken kunnen afwerken. Dat schept een grotere betrokkenheid bij het bedrijf, bij het product en – niet onbelangrijk – bij de klant of afnemer. Bovendien vergroot dit het gevoel van eigenwaarde. Binnen organisaties moet er echter wel voor gezorgd worden dat het feitelijk niet alleen gaat om nieuwe terminologie. Met alle respect, je hoort toch heel vaak, dat er ondanks reorganisaties en een schijnbaar nieuwe aanpak, uiteindelijk binnen een organisatie, in de verhoudingen, werkwijze en aanpak toch weinig veranderd is.

Risico's

Zelf ben ik altijd een groot voorstander geweest van het aan medewerkers, elk op hun niveau en naar de mate van hun kwaliteiten, geven van eigen verantwoordelijkheid. Hetzelfde gold voor samenwerkende eenheden in een organisatie. Daarbij kun je denken aan afdelingen, diensten, projectgroepen, samenwerkingsverbanden etc. Hoe goed een dergelijke aanpak ook is , er zitten wel risico's aan. Deze risico's hebben vooral te maken met een gebrek aan duidelijkheid bij het formuleren van een taak of een opdracht.

Kaders

Het is zo snel gezegd: "doe het maar zo, of doe jij dit of dat maar". Een dergelijke soort opdracht, leidt er meestal toe dat degene die hem moet uitvoeren er zijn eigen interpretatie aan geeft en daar heeft hij optisch dan ook de ruimte voor, want "hij is toch verantwoordelijk!

Als voorbeeld: in een professionele keuken zal de chef kok zelden of nooit opdrachten geven zoals bovengenoemd. Hij zal er altijd voor zorgen dat elke medewerker precies weet wat zijn rol en taken in het tot stand komen van de gerechten zijn. Die rol en taken kan de medewerker dan zelfstandig en op basis van eigen verantwoordelijkheid uitvoeren. Hij kent echter precies de kaders waarbinnen hij dat moet doen. De chef brengt alles bij elkaar en heeft de eindverantwoordelijkheid.

Mijn vraag, richting organisaties is dus: Is er voldoende duidelijkheid over de kaders waarbinnen mensen hun taken moeten verrichten? In eerdere blogs ben ik al vaker ingegaan op het leggen van de verbinding tussen bedrijfsdoelen en het optimaal bedienen van de klant of afnemer. Weten waar men als bedrijf voor staat,is de beste basis om kaders te stellen waarbinnen de processtructuur en de processen kunnen worden vormgegeven. Simpel gezegd is de kern van Procesmatig Denken en Werken het op een goede en duidelijke manier verdelen van verantwoordelijkheden. De genoemde kaders zijn daarbij cruciaal.

In dit verband omschrijf ik het begrip "kader" als een stelsel van afspraken, prestatie-eisen en verantwoordelijkheidsverdeling, dat richting geeft aan hoe er binnen de organisatie gewerkt wordt.
Daarbij hanteer ik een principe, dat voor mij altijd leidend is geweest: "Hij die zijn grenzen kent, heeft de meeste vrijheid". Binnen de gestelde kaders kunnen mensen dus in volle vrijheid werken, als men maar niet over de grenzen van het kader heengaat. Mocht een dergelijke overschrijding dreigen dan is het de verantwoordelijkheid van de betreffende persoon om hierover onmiddellijk met de andere betrokkenen en met leidinggevenden in overleg te gaan. Meestal is een probleem dan snel op te lossen. Wacht men te lang, dan is herstel vaak heel lastig of zelfs niet meer mogelijk.

Ondersteuning

Het is al een hele stap als de kaders duidelijk gesteld. Dat betekent nog niet meteen dat ze ook voor iedereen duidelijk zijn. Daar moet dus veel aandacht aan besteed worden. Pas dan kun je kunt mensen ook echt op hun verantwoordelijkheid aanspreken.
Daar zit echter nog wel één voorwaarde aan. Medewerkers moet kunnen rekenen op voldoende faciliteiten en ondersteuning om hun taken te kunnen verrichten. Dat klinkt, denk ik, heel logisch, maar de praktijk is toch vaak anders. Zijn mensen voldoende opgeleid? Beschikken ze over voldoende en de juiste vaardigheden? Zijn de fysieke hulpmiddelen nog up to date? Etc.
Als aan dit soort punten onvoldoende aandacht wordt geschonken, zal het heel lastig blijken om de gestelde kaders te handhaven en de gewenste resultaten te bereiken.

Dus: Het is zaak goede en duidelijke kaders te stellen, binnen die kaders alle mogelijke ruimte te geven en er daarbij voor te zorgen dat faciliteiten en ondersteuning op het bijpassende niveau zijn.

Waarom ik bij deze blog gekozen heb voor het recept van boerenkool, weet ik eigenlijk ook niet. Je kunt elk recept zien als een kader voor de bereiding van een gerecht. Binnen dat kader heb je alle vrijheid. En ik had vandaag gewoon zin in boerenkool.