Een romig sausje

Verbindingen leggen in organisaties

In heel veel gerechten gebruiken koks een saus om de diverse onderdelen van het betreffende gerecht met elkaar te verbinden. Het mooie van een goede saus is dat deze niet alleen de componenten met elkaar verbindt, maar dat hij als zodanig, ook een extra dimensie aan het gerecht als geheel geeft. Als je bij voorbeeld vijf losse componenten van een gerecht op je bord hebt, zullen ze bij het proeven bijna nooit één totale smaakbeleving tot stand brengen. Je proeft hooguit 5 heel goed bereide onderdelen, maar een geheel is het niet. Doe er echter de juiste saus over en de samenhang die nodig is om echt van het gerecht te kunnen genieten, is plotseling een feit.

Elke week, als ik in de reeks Koken voor Managers een blog schrijf, verbaas ik me weer over het feit dat koken en management zoveel parallellen vertonen. Dat geldt ook nu weer als het om het leggen van verbindingen gaat. In een gerecht kun je de saus als verbindingselement karakteriseren. Heb je in jouw organisatie vergelijkenderwijs ook zo'n verbindingselement? En als je het al hebt, is het dan krachtig genoeg om de verbindingen ook echt te leggen? Een waterig sausje bij een gerecht, werkt ook niet.

Verbindingen in organisaties

Een probleem van veel organisaties is in meerdere of mindere mate, het bestaan van een zogenaamde "eilandcultuur". Er wordt momenteel heel veel gesproken over samenwerking. Dat speelt intern, maar ook extern. Vooral bij gemeenten is het zoeken van externe samenwerking vanuit het efficiencyoogpunt, gecombineerd met een interne efficiencyslag, aan de orde van de dag. Uiteraard spelen hierbij ook zaken als bestuurskracht en slagvaardig handelen een rol.

Bij het zoeken van deze vormen van samenwerking, is het van belang dat deze niet alleen gebaseerd zijn op de besluiten en argumenten van de beslissers binnen een gemeente, zoals het college van burgemeester en wethouders en het management. Veel belangrijker is het dat de gewenste samenwerking rust op een stevig fundament binnen een organisatie of binnen samenwerkende organisaties. Bij een dergelijk fundament hoort geen eilandcultuur, sterker nog het is een van de ernstigste belemmerende factoren. Het is daarom zaak dat er krachtige verbindingen zijn binnen een organisatie en met andere organisaties waarmee men wil samenwerken, zodat een eilandcultuur geen kans meer krijgt.

Gemeentelijke organisaties onder druk

Het is goed te kunnen constateren dat dit besef bij veel gemeenten steeds meer begint door te dringen. Toch gaat er nog veel mis. Met name de kloof die er is tussen de bestuurlijke wensen en opvattingen en de mogelijkheden die een organisatie heeft. Die mogelijkheden worden steeds minder. Dit is een gevolg van de noodzakelijke bezuinigingen en van de toename van het aantal taken. Men moet zich terdege realiseren dat deze combinatie ernstige gevolgen heeft voor de werking van een gemeentelijke organisatie.
Ik noem een aantal zaken:
1. Ik noemde hiervoor al de kloof tussen de politiek bestuurlijke besluitvorming aan de ene kant en de werksituatie van de medewerkers. Te vaak houden politiek en bestuur zich alleen bezig met de vraag wat men wil en te weinig of niet, met de vraag wat er kan. Dit leidt ertoe dat de organisatie geconfronteerd wordt met zaken die er weer bovenop moeten, zonder dat er is nagedacht over de capaciteit binnen een organisatie. Dat werkt heel begrijpelijk, demoraliserend. Binnen gemeentelijke organisaties wordt heel hard gewerkt en onder een vaak ook heel grote druk. De politiek heeft er vaak moeite mee dat te erkennen, laat staan er rekening mee te houden.
2. Vanuit de decentralisatiegedachte schuift de Rijksoverheid steeds meer taken naar gemeenten. Gemeenten willen vanuit hun zorg voor de inwoners die taken ook goed uitvoeren. Los van de vraag of ze daar wel de capaciteit voor hebben, is het meestal ook zo, dat gemeenten bij overdracht van taken, niet of onvoldoende gecompenseerd worden in financiële zin. Het meest ernstige is dat de kwaliteit van de dienstverlening door gemeenten op deze manier zeer onder druk komt te staan. Toch gaat de Rijksoverheid maar door met decentraliseren en het op rijksniveau, inboeken van nog niet gerealiseerde (schijn)voordelen. De problemen bij gemeenten worden dan ook allengs groter. Het is, gelet op deze groeiende problemen dan ook maar de vraag of dit probleem fundamenteel zelfs met intergemeentelijke samenwerking wel kan worden opgelost.
3. Dit soort processen spelen zich vaak, los van de kloof die ik bij punt 1 al noemde, voor een groot deel af over de hoofden van organisaties heen. Organisaties worden simpelweg geconfronteerd met nog meer werk met liefst nog minder mensen.

Krachtige verbindingen

Een gemeentelijke organisatie die met de bovengenoemde problemen wordt geconfronteerd en dat zijn bijna alle gemeenten, zal alle zeilen moeten bijzetten om het hoofd boven water te houden. Dan is het bittere noodzaak dat de organisatie een geheel vormt. Een eilandcultuur is eens te meer het slechtste wat je in deze situatie kunt gebruiken.
Om de nodige samenhang tot stand te brengen en in stand te houden, zal vooral het management veel energie moeten stoppen in het realiseren van krachtige verbindingen, in en extern.
Dat vraagt tijd, aandacht en vooral focus op wat een organisatie aan kan. Het lastige is dat het management als eerste te maken heeft met de politiek-bestuurlijke besluitvorming maar ook de belangen van de organisatie moet behartigen.

Al met al een heel moeilijke spagaat. Om daaruit te komen is heel veel betrokkenheid nodig communicatie, overtuigingskracht, zowel naar de politiek toe als naar de organisatie. Een bestuur moet accepteren dat zaken die niet kunnen, ook écht niet kunnen. Het omgekeerde is in mijn beeldvorming echter veel meer aan de orde van de dag. Overal hoor en zie je dat mensen ontevreden zijn omdat zaken niet of niet snel genoeg of op onvoldoende kwaliteitsniveau worden uitgevoerd. Die klachten komen dan zowel van inwoners als van medewerkers van een gemeente.

Langzamerhand wordt dit een vicieuze cirkel. Als deze niet doorbroken worden, worden mijn zorgen voor de toekomst alleen maar groter. Als we niet echt zaken gaan veranderen, zal de maatschappelijke kritiek ook groter worden.
Als we willen dat dit soort veranderingen tot stand komen, dan moet er niet alleen energie gestoken worden in de inhoud, maar nadrukkelijk ook in het tot stand brengen van krachtige verbindingen. Dit geldt bij gemeenten intern, maar ook tussen samenwerkende gemeenten; echt van het grootste belang.

In de vergelijking met een gerecht zou je kunnen stellen dat het bereiden van een gerecht gaat langer duren, de componenten ervan minder van kwaliteit worden en de prijs steeds hoger, terwijl ook de saus van de samenhang ontbreekt. Geen enkel restaurant kan op die manier voortbestaan. Gemeenten wel.....?? En dan te bedenken dat ik bepaald geen pessimistisch persoon ben...!

Hieronder een simpel gerecht met een heerlijke saus.